負(fù)責(zé)按照該程序?qū)MS管理體系的有關(guān)文件進(jìn)行控制，確保各部門和相關(guān)場(chǎng)所得到和使用有關(guān)文件的有效版本。記錄是一種文件，其控制依據(jù)4.5.4的要求進(jìn)行。
 文件的批準(zhǔn)，文件在發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分和適宜的。
EMS手冊(cè)和程序文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；其他文件的審核和批準(zhǔn)按《文件控制程序》執(zhí)行。
 文件的評(píng)審與更新，必要時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)EMS管理體系文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并得到再批準(zhǔn)。
 文件的標(biāo)識(shí)，辦公室負(fù)責(zé)編制和更新《EMS管理體系受控文件清單》，并予以發(fā)布，標(biāo)明識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)的有效版本。丹陽(yáng)iso14001認(rèn)證常熟ISO14001認(rèn)證
 文件的發(fā)放，辦公室負(fù)責(zé)按適用部門范圍發(fā)放EMS管理體系文件，并在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布，確保使用部門得到適用文件的有關(guān)版本。
文件的編號(hào)，辦公室負(fù)責(zé)制定文件的分類編號(hào)管理辦法，便于查找和使用規(guī)定文件的編制方法和要求，確保文件的清晰、可辨，易于識(shí)別。
外來文件管理，外來文件包括與產(chǎn)品、材料有關(guān)的文件及適用的法律法規(guī)。外來文件接收部門將EMS類文件交辦公室，辦公室負(fù)責(zé)外來文件的識(shí)別并控制其分發(fā)。
 作廢文件的管理，辦公室負(fù)責(zé)及時(shí)將失效的EMS類作廢文件從各部門和使用場(chǎng)所收回，加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)，防止非預(yù)期使用，根據(jù)法律法規(guī)要求和保存信息需要留存的檔案性文件，加蓋“存檔”或“備查”標(biāo)識(shí)，予以妥善保留。